Met het gebruik van e-mailmarketing kom je in aanraking met de persoonsgegevens van klanten. Om dit allemaal correct te laten verlopen zijn er richtlijnen opgezet in privacywetgevingen, ook wel AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Wanneer iemand zich inschrijft voor jouw mailing is er vaak ook een verwijzing bij het aanmeldformulier te vinden waar gelinkt wordt naar een privacy statement. Hierin vermeld je als bedrijf wat je allemaal doet om aan de privacywetgevingen te voldoen.
Wat moet er in ieder geval in een privacyverklaring staan?
- Identiteit van de onderneming
- Contactgegevens
- Het doel waarvoor de gegevens verzameld worden
- Wie de ontvangers van de persoonsgegevens zijn
- Hoe lang de gegevens worden opgeslagen of de criteria voor het bepalen van die termijn
- Dat personen het recht hebben op inzage, rectificatie of verwijdering van hun gegevens
- Dat het recht bestaat om tegen de verwerking van de persoonsgegevens bezwaar te maken
- Als gegevens met toestemming zijn verkregen, dat het recht bestaat op intrekking van die toestemming
- Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
- Of het verstrekken van de persoonsgegevens een wettelijke verplichting is of dat het een contractuele verplichting voor uitvoering van een contract is. Ook moet er komen te staan of de betrokkene verplicht is de gegevens te verstrekken en wat de gevolgen zijn van het niet verstrekken van de persoonsgegevens
- Indien er sprake is van geautomatiseerde besluitvorming of profilering, moet dit gemeld worden. Er moet dan ook vermeld worden wat daarvan het belang is en wat de gevolgen ervan zijn
Verder moet de privacyverklaring volgens de AVG beknopt, transparant, in begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm geschreven zijn.
Binnen Hellodialog moet een gebruiker altijd toestemming hebben gekregen van de ontvanger om toegevoegd te mogen worden aan de database. Zie de afbeelding hieronder hoe dit eruit ziet als je zelf handmatig een contact toevoegt aan de database in de applicatie:
Waar kan ik mijn privacyverklaring aan het aanmeldformulier toevoegen?
Wanneer je in de Hellodialog applicatie werkt vind je onder Instellingen het kopje Aanmeldformulier. Hier is het mogelijk om een titel te geven voor de privacyverklaring en de link naar de privacyverklaring toe te voegen. Zie de afbeelding hieronder: